株式会社オーシャンズは、東京都・東京23区の法人向け軽貨物配送に対応する配送事業者です。荷主企業から最も切実な形でご相談をいただくのは、たいてい何かが起きた後です。「配送を担当していた社員が急に休んで、今日の配送が止まっている」「来月退職することになったが、誰も引き継げない」というご連絡です。

配送は、毎日問題なく回っているうちは、経営課題として認識されません。しかし実際には、多くの企業で一人か二人の社員の存在によって成立している状態にあります。その人が休んだ日、辞めた翌週から、配送は止まります。そして止まった影響を受けるのは、取引先です。

この記事では、配送担当者の欠員リスクを荷主の視点で整理し、配送を止めないための体制をどうつくるかを、判断できる形で提示します。

配送が止まるのは「人が減ったとき」ではない

最初に整理しておきたいことがあります。配送が止まるのは、人が一人減ったからではありません。その人しか知らない情報があったからです。人員は補充できても、情報は補充できません。

担当者だけが持っている情報	失われると起きること
納品先ごとの入館・搬入手順	到着しても引き渡せず、時間指定が守れない
渡す相手と呼び出し方	受け取り手が分からず、その場で待たせる
担当者不在時の置き場所	持ち戻りが発生し、翌日以降に積み残しが出る
停められる場所	駐車場所を探す時間が読めず、所要時間が狂う
荷物ごとの取扱いの注意点	破損や品質低下につながる
回る順序とその理由	非効率な順序になり、間に合わなくなる
取引先ごとの事情や慣習	相手の期待とずれた対応になり、印象を損なう
例外時の判断基準	数量相違や破損疑いのときに、現場で判断できない

この表を見て、自社でこれらが文書として残っているかどうかを確認してみてください。残っていなければ、その配送は担当者の記憶に依存しています。

欠員が起きる場面は限られている

配送が止まる場面は、実はパターン化できます。だからこそ、事前に備えることができます。

場面	発生の性質	備えられるか
急な体調不良	当日の朝に判明する。予測できない	代替の仕組みがあれば対応できる
家庭の事情による急な休み	前日または当日に判明する	同上
有給休暇の取得	事前に分かる	計画的に代替を用意できる
退職・異動	1〜2か月前に分かる	最も備えやすいが、最も放置されやすい
長期の療養	ある程度前に分かることが多い	体制の見直しが必要になる
車両の故障・事故	予測できない	代替車両の確保方法を決めておける
繁忙期の人手不足	時期が分かっている	事前の体制確保で対応できる

注目していただきたいのは四行目です。退職・異動は最も備えやすい場面であるにもかかわらず、実際には最も準備されないまま迎えられます。引き継ぎは「後任が決まってから」と考えているうちに、時間がなくなるからです。

欠員時に何が起きるか

起きること	企業への影響
その日の配送が止まる	取引先の業務が止まり、謝罪と再手配が発生する
他の社員が本来業務を止めて配送に出る	受注対応や製造が滞る。慣れない配送で時間もかかる
納品先での対応が変わる	手順を知らないため、相手に説明を求めることになる
荷物の取扱いが変わる	破損や品質低下のリスクが上がる
翌日へ繰り越される	翌日の量が増え、遅延が連鎖する
取引先に不安を与える	「あの人でないと大丈夫なのか」という印象を持たれる
復帰後に負担が集中する	担当者に積み残しが集中し、休みにくくなる悪循環に入る

最後の項目は、企業として看過できない状態です。「あの人が休むと配送が止まる」という状況は、その人が休めないという状況と同義です。これは労務上の観点からも、事業継続の観点からも、望ましくありません。

属人化を解消する三つの手順

手順1：配送の内容を文書化する

まず、担当者が持っている情報を外に出します。納品先ごとに、次の項目を書き出してください。

• 所在地、入館方法、受付の場所と手順
• 渡す相手（個人名ではなく部署名や役割で記載する）
• 受領確認の方法（署名、写真、報告書など）
• 担当者不在時の置き場所と連絡方法
• 停められる場所、駐車の可否
• 荷物の取扱いの注意点
• 回収するものと、その確認方法
• その納品先特有の事情や注意点

この作業は、担当者が在籍しているうちにしかできません。渡す相手を個人名ではなく役割で記載するのは、その方が異動・退職しても運用が止まらないようにするためです。

手順2：代替が動ける形にする

文書があっても、実際に代われる人がいなければ意味がありません。社内で複数人が対応できる状態にするか、外部の体制を確保するかのどちらかが必要です。社内で複数人を配置できる企業は限られています。配送のためだけに人員を余分に持つことは、多くの企業にとって現実的ではありません。

手順3：欠員時の判断基準を決める

すべてを代替できない場合に備え、優先順位を決めておきます。「業務が止まる先を優先」「受付終了が早い先を優先」といった基準があれば、当日の朝でも判断できます。

自社で備える場合と外部委託の比較

比較の観点	社内で代替体制を持つ	配送を外部へ委託する
必要なもの	複数人が対応できる状態と、予備の車両	委託先が体制として代替を確保する
平常時の負担	代替要員と予備車両を抱えることになる	必要な規模で運用できる
急な欠員時	他の社員が本来業務を止めて出る	代替体制の確保を委託先の責任範囲として設計できる
手順の共有	社内で文書化し、維持する必要がある	体制として標準化され、共有される
退職・異動時	引き継ぎに時間と工数がかかる	荷主企業側の担当者が替わっても運用は継続する
車両故障時	予備車両がなければ配送が止まる	代替車両の確保も委託先の体制に含められる
費用の性質	車両費・人件費を中心とした固定費	委託した内容に応じた委託費

ここで押さえておきたいのは、委託費のなかにも車両運用費・保険・管理費・体制確保の費用は含まれているという点です。外部委託は費用が消える仕組みではなく、自社で抱えていた費目と管理負担が委託費という構造に置き換わる選択肢です。欠員対策という観点で見た場合、変わるのは「代替のための余力を自社で持つか、委託先の体制として確保するか」です。

モデルケース：担当者1名で回している配送

以下は実績ではなく、判断材料として構造を整理したモデルケースです。

状況	A：現状のまま（担当者1名）	B：配送を委託し、社内は窓口のみ
平常時	問題なく回る	問題なく回る
担当者が急に休んだ日	他の社員が本来業務を止めて出るか、配送が止まる	代替体制の確保を委託先の責任範囲として設計できる
有給を取りたいとき	調整が難しく、取りにくい状態が続く	通常どおり取得できる
退職が決まったとき	1〜2か月で引き継ぎを完了させる必要がある	窓口業務の引き継ぎのみで済む
車両が故障したとき	予備がなければ配送が止まる	代替車両の確保も体制に含められる
納品先の手順	担当者の記憶にある	文書化され、体制として共有される
社内に残る役割	配送業務そのもの	条件設定と報告確認

Aで問題ない企業もあります。配送が短時間で、社内の複数人が無理なく対応できるなら、体制として成立しています。判断の分かれ目は、担当者が今日突然休んだときに、何が起きるかを具体的に説明できるかどうかです。説明できないなら、それは備えがないということです。

退職・異動が決まったときにすぐやること

最も備えやすいのに、最も準備されないのがこの場面です。決まった時点で着手すべきことを整理します。

時期	やること
決まった直後	納品先ごとの手順の文書化を開始する。後任探しより先に行う
1か月前	今後の体制を決める（社内で回すか、委託するか、組み合わせるか）
3〜4週間前	委託する場合は、体制の設計と手順の共有を進める
2週間前	試験的な運用を開始し、担当者が在籍しているうちに課題を洗い出す
1週間前	残っている疑問点を担当者に確認する。取引先へ必要な連絡を行う
退職後	実際の運用を確認し、漏れがあれば補完する

最も重要なのは一行目です。後任が決まるのを待ってから引き継ぎを始めると、時間が足りなくなります。誰が引き継ぐかに関係なく、情報の文書化は今日から始められます。切り替えの具体的な進め方については自社配送から外部委託へ切り替える手順もあわせてご覧ください。

人だけでなく「車両が止まる」場合にも備える

欠員対策を考えるとき、人のことばかりに目が向きがちですが、車両が動かなくなっても配送は同じように止まります。自社車両で運用している企業では、こちらの備えも必要です。

車両が使えなくなる場面	影響	備えの考え方
故障・不具合	修理期間中は配送ができない	代替車両の確保先を事前に決めておく
事故	修理に加え、事故対応の工数が発生する	対応手順と連絡経路を整理しておく
車検・法定点検	時期が分かっているが、その間は使えない	あらかじめ代替手段を計画に織り込む
台数不足	繁忙期に手持ちの台数で足りない	事前に体制を確保しておく
他業務との取り合い	営業や現場が先に使い、配送に回らない	優先度のルールを決めておく

三行目の車検は、備えやすいのに見落とされやすい項目です。時期が分かっているにもかかわらず、直前になって「その日はどうするか」を考えることになりがちです。

また、自社車両を保有し続けるかどうかの判断材料としても、この観点は重要です。車両を保有すれば、購入またはリース、任意保険・自賠責保険、駐車場、車検・整備、燃料、税・諸費用が発生するだけでなく、止まったときに代わりを立てられるかというリスクも同時に抱えます。委託であれば、代替車両の確保も体制の一部として設計できます。

取引先から見た「欠員」

忘れられがちですが、欠員の影響を最も受けるのは取引先です。そして取引先は、荷主企業の社内事情を知りません。

• いつもの時間に届かない
• いつもと違う人が来る
• 手順を知らず、その場で説明を求められる
• 荷物の置き方や渡し方が違う
• 翌日に回されると言われる

これらは相手にとって「その会社の配送が不安定になった」という事実として受け取られます。配送は納品先にとって荷主企業の姿そのものであり、担当者が休んだという内部事情は、相手には関係がありません。だからこそ、誰が担当しても同じ品質で届く形をつくることに意味があります。

オーシャンズが支援できること

オーシャンズは、東京都・東京23区の法人向けに、企業専属便、チャーター便、スポット便、緊急配送、定期配送、受け渡し・回収・確認等の付帯対応を行っています。欠員リスクへの備えについては、次のような形でご相談を承っています。

• 納品先ごとの手順の整理と文書化の支援
• 担当が替わっても同じ品質で届く体制の設計
• 代替体制の確保を含めた運用の組み立て
• 退職・異動が決まった段階からの、段階的な移行支援
• 社内に一部を残しつつ、リスクを分散する組み合わせの検討
• 完了報告・遅延連絡を含む運用設計

私たちが大切にしているのは、荷物を運ぶことそのものではなく、特定の誰かがいなくても、取引先との約束が守られ続ける状態をつくることです。それは荷主企業の事業継続のためであると同時に、配送を担当してきた社員が安心して休めるようにするためでもあります。

よくある質問

担当者が急に休んだ日だけ依頼することはできますか？

スポット便としてお受けすることは可能です。ただし、その日はじめて回る納品先の手順が分からない状態では、平常時と同じ品質を保つことは難しくなります。事前に手順を共有していただいていれば、対応の確実性は大きく変わります。急な依頼にも備えるという意味で、平常時から情報を共有しておくことをおすすめします。

退職が1か月後に決まりました。間に合いますか？

条件によりますが、着手が早いほど確実です。まずは納品先ごとの手順の文書化を最優先で進めてください。並行して体制の設計を行えば、担当者が在籍しているうちに試験運用まで進められる可能性があります。まずはご相談ください。

配送をすべて委託しないと、欠員対策になりませんか？

そのようなことはありません。一部を委託し、一部を社内に残すという組み合わせでも、リスクの分散にはなります。社内に配送の実態を理解した人が残ることには価値がありますので、どの範囲を委託するかは一緒に検討させてください。

手順の文書化は、どこまで細かく書くべきですか？

目安は「その納品先へ行ったことがない人が、その文書だけで完了できるか」です。入館方法、渡す相手の役割、受領確認の方法、不在時の対応、停める場所まで書かれていれば十分です。作成のしかたについてもご相談いただけます。

車両が故障した場合も対応してもらえますか？

代替車両の確保を含めた体制としてご相談いただけます。自社車両で運用されている企業が、故障時の備えとして委託先を持っておくという使い方もあります。

担当者が休みを取りやすくするためだけに委託できますか？

それは十分に妥当な目的です。特定の社員が休めない状態は、労務上の観点からも事業継続の観点からも望ましくありません。休暇取得日だけを委託するという設計も可能です。

東京23区以外への配送も相談できますか？

オーシャンズは東京23区内の企業配送を中心としていますが、条件により近郊への配送についてもご相談いただけます。行き先と条件をお知らせください。

まとめ｜「あの人が休むと止まる」は解消できる

配送が止まるのは、人が減ったからではなく、その人しか知らない情報があったからです。だからこそ、対策は人を増やすことではなく、情報を人から仕組みへ移すことです。そしてこの作業は、担当者が在籍しているうちにしかできません。

そのうえで、次の問いを社内で確認してみてください。

• 配送担当者が今日突然休んだら、何が起きるかを具体的に説明できるか
• 納品先ごとの手順は、文書として残っているか
• 配送担当者が、有給休暇を取りやすい状態になっているか
• 退職・異動が決まったとき、すぐに着手できる準備があるか

オーシャンズへのご相談は、「配送を安く外注する相談」ではなく、取引先からの信用を守りながら、社員が本来業務に集中できる配送体制を検討する相談としてお受けしています。東京23区で配送の属人化にお悩みでしたら、現在の担当体制と配送内容をお知らせいただければ、備え方からご提案します。

本記事は一般的な情報提供を目的としたものです。具体的な税務・社会保険・契約上の判断は、税理士、社会保険労務士、弁護士等の専門家へご確認ください。